Design Thinking in der Organisation mit verteilten Teams

Eines der Grundprinzipien für den Erfolg in der heutigen Welt ist, wir müssen Innovationen beschleunigen und nicht Menschen. Ergebnisse anstelle Aktionismus. Ziemlich unbestritten hat Design Thinking hier einen festen Platz in vielen Unternehmen eingenommen – nicht nur in der Produktentwicklung.

Ich stelle mir schon länger die Frage (und teste gerade verschiedene Varianten), wie man Design Thinking auch remote durchführen kann. Selbst wenn ein inspirierender Raum für ein Team eigentlich zwingend dazu gehört, das skaliert eben nicht immer. Spätestens nach der “Ideation” Phase muss man auch verteilt arbeiten können. Für die virtuellen Tafeln hat sich ja Mural schon einigermaßen durchgesetzt. Allerdings müssen Abstimmungen auch komplett remote möglich sein und die Ergebnisse oder Erkenntnisse dann organisiert abgearbeitet werden können.

Ich benutze schon seit einiger Zeit Trello als “Personal Kanban Board”. In der modernen Aufgabenverwaltung gibt es (für mich) keine bessere Darstellungsweise, um die Aufgaben des Teams zu organisieren. Dies gilt vor allem für selbstorganisierende (selbstverantwortliche) Teams. Machen wir also einen kleinen Ausflug in die Kanban Welt.

Kanban beschreibt eine visuelle und effektive Methode des Aufgabenmanagements. Die Ursprünge dieser Methode liegen beim japanischen Autobauer Toyota und der Begriff Kanban bedeutet übersetzt so viel wie “Signalkarte”. Design Thinker werden sich also wohl fühlen, wenn man auch hier mit Karten arbeitet 🙂

Kanban ist kurz gefasst eine visuelle Methode zur Bearbeitung innerhalb einer Wertschöpfungskette. Letztendlich sollte es ja auch um die Wertschöpfungskette gehen, in der Theorie des Lean Management. Verschiedene Spalten stellen in Kanban unterschiedliche Status dar, wobei die erste Spalte den Anfangszustand einer Aufgabe darstellt – egal was es ist, wegen mir einfach nur eine Idee. Neue Aufgaben, in Form einer Karte, werden zuerst in dieser ersten Spalte abgelegt, und durchlaufen während der Bearbeitung die verschiedenen Status-Spalten des Kanban-Boards. Der große Vorteil hiervon: Es entsteht ein klarer Prozess zum Bearbeiten der Aufgaben. Teammitglieder wissen genau, was zu tun ist, wie ihre Arbeit mit derer anderer Personen in Verbindung steht und sie können in Echtzeit gemeinsam und gleichzeitig Projekte bearbeiten. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte heißt es.

Foto: Kanban Board zur Entwicklung eines AI Anwendungsfalles mit Design Thinking

Ich habe eine Idee die ich mit Kollegen evaluieren möchte. Wie ist dann der Arbeitsablauf (oder Flow, wenn man schön konzentriert ist) darzustellen? Im Team Kanban stellt man die Idee einfach zur Abstimmung ein. Durch positive Abstimmung und Rückmeldung in den Kommentaren möchte ich die Idee weiterverfolgen. Ich erstelle ein (mit der Idee verknüpftes) Kanban Board, hier im Beispiel zur Ausarbeitung einer Methode für AI Anwendungsfälle.

Alle Teilnehmer (oder Follower die sich informiert halten möchten) erhalten so Einblick in Echtzeit in den vollständigen Kontext, Diskussionen, relevante Dateien, Links oder Bilder, die bereits an die Aufgabe angehängt sind. Alle erforderlichen Informationen stehen immer und aktuell zur Verfügung. Als Ergänzung zum klassischen Kanban können Aufgaben zudem terminiert werden – also ein kleiner Schritt in das Projektmanagement. Ich sage dann “Office Kanban” dazu.

Warum ist das effektiv?

1. Man kann den vollständigen Arbeitsfluss im Kontext visualisieren. Die zu liefernden Projektergebnisse werden in Inkremente, die Projektlaufzeit wird in kurze Iterationen aufgeteilt.

2. Man fängt keine neue Aufgabe an, bevor nicht eine andere erledigt ist.

Das ist im Übrigen das Grundprinzip von “agil”, selbst bei Scrum. Begonnene Arbeiten werden nicht weg-priorisiert oder weg-hierarchiert. Man kann im Flow arbeiten, ohne ständige neue “Rüstzeiten” (erneute Aufnahme der Aufgabe und erneutes Hineindenken).

3. Man kann durch die Rückmeldung aus den Teams sehen, wie gut man von den Ressourcen für das Projekt aufgestellt ist. Es gibt keine vorherige Planung die weit weg von der Realität ist um dann durch Druck doch noch irgendwie umgesetzt zu werden – und so die Menschen verschleißt und/oder die Qualität beeinträchtigt.

4. Die durchschnittliche Zeit zwischen Beginn und Fertigstellung einer Aufgabe wird gemessen und man versucht ständig Wege zu finden, diese Zeit zu verringern oder Konstant zu machen. So kommt man zu einer gezielten Arbeitsweise, ständigen Übersicht bei hoher Qualität. Der Fokus liegt auf der Wertschöpfung.

Somit ist die Kanban Methode also bestens geeignet, um die Phasen und Ergebnisse aus Design Thinking Workshops aufzuteilen und in die jeweils nächste Phase zu bringen. Bis aus den Ideen Innovationen (z.B. neue Produkte) werden.

Mural als Werkzeug habe ich oben schon kurz erwähnt – damit kann man virtuell Ideen sammeln und Zettel “kleben”, Design Thinking Phasen wie “Persona” oder “Empathy Map” darstellen sowie eine “Business Model Canvas” gemeinsam ausfüllen.

Foto: Mural Board im Ideation Prozess bei der Kategorisierung

Jetzt geht es aber mit Kanban an die Umsetzung der Ideen oder Prototypen. Da ich als persönliches Kanban Board bisher “Trello” genutzt habe, lag es nahe, das hier auch mal zu testen. Damit kommt man auch recht weit und kann es mit anderen Werkzeugen von Atlassian verbinden. Zudem bietet es, ähnlich wie das Confluence Wiki, sogenannte “Power-Ups” an und es gibt auch noch Jira für Entwickler oder Scrum. Man kann also durch “In-App-Käufe” die Fähigkeiten erweitern oder auch eigene programmieren und hinzufügen. Wer bereits Atlassian im Hause hat, für den ist das wahrscheinlich auf die beste Lösung.

Es gibt aber auch noch andere starke Lösungen im Markt wie Wrike, Smartsheet, Kanbanize Slack oder auch GitHub für Programmierer. Durchweg brauchbare Werkzeuge mit eigenen Stärken und Schwächen. Mein persönlicher Favorit ist aber “Taskworld“. Der Name ist etwas irreführend, eigentlich müsste die Software oder App “KeepThingsDone” heißen oder so. Was mag ich daran? Es ist nahezu selbsterklärend in der Bedienung und grafisch auch recht klar. Es bietet verschiedene Kanban Templates als auch klassische Sichtweisen wie Gantt Charts und auch ein gutes Reporting – ebenso wie eine Sicht auf meine offenen Tasks.

Foto: Offene Tasks von Projekten und Personen

Ebenso beinhaltet es alle Komponenten die man für die Zusammenarbeit benötigt, von Chat (pro Karte, Projekt oder Generell) als auch Dateimanagement – inkl. Verbindungen zu Box, DropBox, … Man hat also nahezu keinen Integrationsaufwand – es sei denn, man mag zwingend unternehmensinterne Werkzeuge damit verbinden.

Noch mehr überzeugt hat mich aber der Support – es nimmt jemand ab ohne kompliziertes Telefonmenü, die Person ist auch noch kompetent und selbst per Mail kommt man schnell weiter. Ein weiteres Argument sind die Optionen die Software on prem, als dedizierten Server oder Cloud-Angebot zu erhalten. Dies löst auch eine ganz wichtige Frage: die der Datenablage und dem Datenschutz nach BDSG und der DSGVO.

Wenn ich meine ersten Design Thinking Projekte mit remote Teams abgeschlossen habe, melde ich mich zum Teil 2 des Erfahrungsberichtes. Es bleibt spannend. Wie immer.